O IVA costuma ser a parte que mais confusão faz a quem começa a passar recibos verdes. Não se paga do próprio bolso, mas passa pelas suas mãos. E durante uns tempos pode nem existir na sua vida, até ao dia em que a faturação cresce e ele aparece de repente.
Vou separar as duas situações possíveis: quem está isento e quem já cobra IVA. No fim deixo os erros que mais vezes dão problemas com as Finanças.
Quem não cobra IVA
O artigo 53.º do Código do IVA permite que pequenos negócios não cobrem IVA aos clientes. Em 2026 o limite é de 15 000 € de volume de negócios por ano. Para ficar abrangido tem também de cumprir outras condições: não fazer exportações nem operações ligadas a exportações e não exercer as atividades da lista do Anexo E do código, que inclui alguns setores específicos. Desde as alterações de 2025, as importações deixaram de excluir alguém deste regime.
Quando abre atividade no Portal das Finanças e indica que espera faturar abaixo desse valor, fica logo neste regime. Nas faturas-recibo aparece a indicação de que não há IVA por aplicação do artigo 53.º.
Há um lado bom e um lado menos bom. O bom é a simplicidade: não há declarações periódicas de IVA e os seus preços ficam mais baratos para clientes particulares. O menos bom é que não recupera o IVA do que compra para trabalhar. Se comprar um computador de 1 230 €, os 230 € de IVA ficam por sua conta.
O que acontece quando passa os 15 000 €
As regras mudaram em 2025 e ainda há muita informação antiga a circular. Hoje funciona assim:
Se no ano ultrapassar os 15 000 € mas ficar abaixo de 18 750 €, que é o limite com uma margem de 25%, pode continuar isento até ao fim do ano. A partir de 1 de janeiro do ano seguinte passa a cobrar IVA.
Se ultrapassar os 18 750 €, a mudança é imediata. A fatura que faz passar esse valor já tem de levar IVA.
Em qualquer dos casos, tem 15 dias úteis para comunicar a alteração nas Finanças. Recomendo que acompanhe a faturação acumulada todos os meses a partir do outono. É muito mais fácil ajustar preços e avisar clientes com antecedência do que descobrir o problema em dezembro.
Quem já cobra IVA
No regime normal, cada fatura passa a ter IVA por cima do valor do serviço. As taxas dependem do local:
| Normal | Intermédia | Reduzida | |
|---|---|---|---|
| Continente | 23% | 13% | 6% |
| Madeira | 22% | 12% | 5% |
| Açores | 16% | 9% | 4% |
A maioria dos serviços de freelancers, como design, programação, consultoria ou fotografia, leva a taxa normal.
O IVA que cobra não é rendimento seu. Guarda-o durante uns meses e entrega-o ao Estado. Em contrapartida, pode descontar o IVA das compras que faz para a atividade.
Um exemplo de trimestre
O Tiago é ilustrador no continente e está no regime normal. Entre abril e junho acontece isto:
| Sem IVA | IVA | |
|---|---|---|
| Faturas emitidas a clientes | 4 000,00 € | 920,00 € |
| Compra de uma mesa digitalizadora | 600,00 € | 138,00 € |
| Software e alojamento | 200,00 € | 46,00 € |
| IVA a entregar | 736,00 € |
O Tiago recebeu 920 € de IVA dos clientes, pagou 184 € de IVA em compras da atividade e entrega a diferença, 736 €. Para as compras contarem, as faturas têm de estar em nome dele, com o NIF, e ligadas à atividade.
Prazos da declaração periódica
Quase todos os trabalhadores independentes ficam no regime trimestral, que se aplica a quem fatura menos de 650 000 € por ano. A declaração periódica entrega-se até ao dia 20 do segundo mês depois do fim do trimestre, e o pagamento faz-se até ao dia 25 desse mesmo mês.
| Trimestre | Entrega até | Pagamento até |
|---|---|---|
| janeiro a março | 20 de maio | 25 de maio |
| abril a junho | 20 de agosto | 25 de agosto |
| julho a setembro | 20 de novembro | 25 de novembro |
| outubro a dezembro | 20 de fevereiro | 25 de fevereiro |
Quando o dia calha num fim de semana ou feriado, o prazo passa para o dia útil seguinte. Confirme sempre no calendário fiscal do Portal das Finanças.
Clientes fora de Portugal
Se presta serviços a empresas de outros países da União Europeia, em regra não cobra IVA português. A fatura leva a menção de autoliquidação e é a empresa cliente que trata do imposto no país dela. Para isso, o cliente tem de ter um número de IVA válido, que pode confirmar no sistema VIES da Comissão Europeia.
Com clientes particulares no estrangeiro ou empresas fora da União Europeia as regras são diferentes. Nestes casos vale mesmo a pena falar com um contabilista antes de emitir a primeira fatura, porque um erro repete-se em todas as seguintes.
Os erros que mais problemas dão
Gastar o IVA recebido. Quando um cliente paga 1 230 €, 230 € não são seus. O hábito mais útil é transferir o IVA para uma conta separada no dia em que recebe, tal como faz para a Segurança Social.
Não reparar que passou o limite. Quem está isento raramente controla a faturação acumulada. Uma simples folha, ou o relatório anual de uma aplicação de finanças, resolve.
Deduzir IVA de despesas pessoais. Só conta o IVA de compras usadas na atividade. Um jantar de família não passa a despesa profissional só por ter o NIF na fatura.
Esquecer a declaração sem movimento. No regime normal, a declaração periódica entrega-se mesmo num trimestre sem faturas.
Para arrumar já esta semana
Veja em que regime está na sua situação cadastral no Portal das Finanças e some o que faturou desde janeiro. Se está isento e perto dos 15 000 €, comece a preparar a mudança de preços. Se já cobra IVA, crie a conta separada para o imposto e marque no calendário as datas do próximo trimestre.
Fontes
- Código do IVA, artigo 53.º (Portal das Finanças)
- Portal das Finanças, declaração periódica de IVA
- Comissão Europeia, VIES (validação de números de IVA)
Informação confirmada para 2026, incluindo as alterações do Decreto-Lei n.º 35/2025. Cada situação tem particularidades; em caso de dúvida, fale com um contabilista certificado.
