Quando se fala em despesas dedutíveis, quem trabalha a recibos verdes pensa quase sempre nas faturas do supermercado ou da farmácia. Essas contam, mas são só metade da história. Há um segundo grupo de despesas, as da atividade profissional, que funciona de forma completamente diferente e que pode pesar mais no IRS.
Vou separar os dois grupos, porque misturá-los é a origem da maior parte das dúvidas.
Grupo 1: despesas da atividade
No regime simplificado as despesas profissionais não são descontadas uma a uma. As Finanças aplicam um coeficiente ao que faturou e partem do princípio de que parte desse valor foram gastos. Para os coeficientes de 0,75 e 0,35, porém, 15% do que faturou tem de estar justificado. Se não estiver, o valor em falta é somado ao rendimento sobre o qual paga imposto.
Contam para esses 15%:
- uma dedução automática, com o valor da dedução específica dos trabalhadores por conta de outrem;
- as contribuições que pagou à Segurança Social;
- despesas com pessoal e rendas de espaços usados na atividade;
- 1,5% do valor patrimonial de imóveis afetos à atividade;
- faturas de compras para a atividade, comunicadas às Finanças e marcadas no e-Fatura.
Quando é que isto pesa
Imagine o Bruno, engenheiro, com coeficiente de 0,75 e 40 000 € faturados num ano. Os 15% a justificar são 6 000 €. A dedução automática cobre uma boa parte, na ordem dos 4 000 €, e as contribuições para a Segurança Social que pagou durante o ano completam o valor com folga.
Agora imagine que o Bruno estava no primeiro ano de atividade, isento de Segurança Social. Nesse caso faltam perto de 2 000 €. Se não tiver faturas da atividade no e-Fatura, esse valor soma-se ao rendimento tributável. Com uma taxa marginal perto dos 35%, são cerca de 700 € de imposto que podiam ter sido evitados com o computador, o software e a internet bem classificados.
Para quem fatura pouco, a dedução automática resolve quase sempre. É a partir de valores próximos de 27 000 € por ano que estas despesas começam a fazer diferença.
O que costuma ser despesa da atividade
Equipamento informático, software e subscrições profissionais, formação ligada à área, material de trabalho, deslocações em serviço, alojamento de sites, contabilista e seguros profissionais. O critério é simples de enunciar: a despesa tem de ser necessária à atividade. Quando uma despesa serve as duas coisas, como o telemóvel ou a internet de casa, seja prudente e realista.
Grupo 2: deduções à coleta pessoais
Estas são iguais para qualquer contribuinte. Não mexem no rendimento tributável; descontam diretamente no imposto calculado. Os limites em vigor:
| Tipo de despesa | Percentagem | Limite |
|---|---|---|
| Despesas gerais familiares | 35% | 250 € por sujeito passivo |
| Saúde | 15% | 1 000 € por agregado |
| Educação e formação | 30% | 800 € por agregado |
| Rendas da habitação permanente | 15% | 900 € (rendimentos de 2026) |
| IVA de faturas de alguns setores | parte do IVA | 250 € por agregado |
O último caso é muito esquecido. Parte do IVA pago em restaurantes, cabeleireiros, oficinas, veterinários, ginásios e passes de transporte é devolvida, desde que peça fatura com o seu NIF. Pedir o NIF num almoço parece um detalhe, mas somado ao longo do ano faz diferença.
Há ainda um limite global a estas deduções, que depende do rendimento do agregado. Quem ganha mais pode não conseguir aproveitar tudo.
A mesma fatura não serve para os dois grupos
Este é um erro muito comum em quem está a começar. Um computador de trabalho marcado como despesa da atividade não pode ser também usado nas despesas gerais familiares. Ao classificar uma fatura no e-Fatura como ligada à atividade, ela sai das deduções pessoais. Faça a escolha a pensar onde tem mais impacto.
Como organizar sem perder um fim de semana
O trabalho pesado concentra-se em fevereiro, mas pode ser distribuído. Uma vez por mês, entre no e-Fatura e classifique as faturas pendentes. São dez minutos. Em fevereiro fica apenas a verificação final.
Ajuda muito ter as despesas da atividade registadas à parte durante o ano. No Cofre App, as despesas lançadas na área de negócio ficam separadas das pessoais, o que facilita saber o que classificar como atividade quando chega a altura.
Datas a guardar: 25 de fevereiro para validar faturas no e-Fatura e 31 de março para reclamar das despesas que aparecem mal calculadas.
O que não conta
Despesas sem NIF, faturas simplificadas sem identificação, pagamentos em dinheiro sem documento e compras pessoais disfarçadas de profissionais. A Autoridade Tributária cruza muita informação, e uma despesa mal justificada pode sair mais cara do que a poupança que prometia.
Fontes
- Código do IRS, artigo 31.º (Portal das Finanças)
- Portal das Finanças, despesas dedutíveis à coleta
- e-Fatura
Limites em vigor para 2026. A dedução automática é atualizada todos os anos. Para casos concretos, confirme com um contabilista certificado.
